منو
منو
اگر درحال گذراندن پروسه تجهیز دفتر اداریتان هستید، در طول این مقاله با ما همراه باشید. خوب است بدانید که به عنوان یک فرد شاغل، شما بین 21 تا 35 درصد از زندگی خود را در محل کارتان خواهید گذراند. حال به عنوان کسی که قصد راه‌اندازی یک دفتر اداری را دارد از خود بپرسید؛ ترجیح می‌دهید که بیش از یک پنجم زندگی خود را در چه نوع محیط کاری‌ای بگذرانید؟ چه نوع اتمسفری را قرار است برای کارمندان خود فراهم کنید که بتوانید بیشترین بازده را درنتیجه کسب نمایید؟ در تجهیز و راه‌اندازی یک دفتر کاری، باید درنظر داشته باشید که شما قرار نیست محیطی را ایجاد کنید که خودتان و کارمندانتان شبیه به یک ماشین فقط کار کنید، بلکه باید بتوانید محیطی را بوجود آورید که همگی بتوانید درکنار انجام وظایفتان لذت ببرید و فضایی برای استراحت نیز داشته باشید. داشتن مبلمان اداری مناسب راهی عالی برای ایجاد محیط کاری است که هرکسی بتواند از صرف زمان قابل توجهی از روزش را در آن، احساس خوبی تجربه نماید. در ادامه در راستای ساخت و اجرا چنین فضایی نکاتی را تشریح خواهیم کرد.
این روزها طراحی مینیمالیستی و پلان باز برای دفاتر اداری محبوبیت زیادی پیدا کرده است و کلیت استفاده از مبلمانی را که در گذشته در دفترهای اداری بکار می‌رفته را تحت تاثیر قرار داده است. با این حال،یک اصل دائمی و ثابت همیشه وجود دارد: میز و صندلینکته‌ای که وجود دارد این است که طراحی برخی از دفترهای اداری به سمت فضاهای مینیمالی‌ای رفته است که مبلمان زیادی در آنها استفاده نمی‌شود و معمولا میزهای اداری بکار نمی‌روند اما این نوع طراحی برای همه دفترهای اداری کاربردی نمی‌باشد. آنچه که در مبانی تجهیز دفتر اداری بررسی می‌شود، اصول اولیه و ثابت شده است.
هنگام تصمیم‌گیری در مورد انتخاب صندلی برای خود و کارکنانتان درنظر داشته باشید که قرار است بیشتر وقت خود را روی آن بگذرانید، درنتیجه باید دو چیز را درنظر داشته باشید: راحتی و ارگونومی. دلیل درنظر کرفتن فاکتور راحتی کاملا آشکار است. شما قرار است از بیش از 10 نیروی انسانی بخواهید حدود 40 ساعت در هفته را روی این صندلی‌ها بنشینند، بنابراین در مقابل باید کیفیت مناسبی را ارائه دهید. ارگونومی اما کمی پیچیده‌تر و شاید بتوان گفت ضروری‌تر است. همانطور که می‌دانید اصول ارگونومی درواقع برای فرد یا افرادی که بخشی از روز خود را در محیط‌های کاری می‌گذرانند، طراحی شده است. جزییات آناتومی هر فرد منحصر به فرد می‌باشد و برای داشتن یک صندلی که نیازهای فردی آنها را برآورده می کند به تنظیمات مختلفی نیاز خواهد بود. یک صندلی با تکیه گاه، ارتفاع و پشتی قابل تنظیم، عمق و مقاومت مناسب پیدا کنید. درنظر گرفتن این فاکتورها در انتخاب صندلی مناسب کمکتان می‌کند.
درواقع منظور از انتخاب میز برای یک دفتر اداری، چیزی ست به منزلۀ «فضایی برای کار کردن بر آن».
نیازی نیست هر کارمند میز شخصی خود را داشته باشد، اما هرکسی به فضایی نیاز دارد که برای او و کاری که انتظار می رود انجام دهد، ارگونومیک باشد.
به این موضوع فکر کنید که کسب و کار شما به چه نوع طراحی نیاز دارد. اینگونه درانتخاب میز خیلی آسان‌تر عمل خواهید کرد. برای مثال، اگر فضای کاری شما برپایۀ کار گروهی می‌باشد، بهتر است که یک میز سوشال انتخاب نمایید.
هنگام تصمیم‌گیری در مورد انتخاب صندلی برای خود و کارکنانتان درنظر داشته باشید که قرار است بیشتر وقت خود را روی آن بگذرانید، درنتیجه باید دو چیز را درنظر داشته باشید: راحتی و ارگونومی. دلیل درنظر کرفتن فاکتور راحتی کاملا آشکار است. شما قرار است از بیش از 10 نیروی انسانی بخواهید حدود 40 ساعت در هفته را روی این صندلی‌ها بنشینند، بنابراین در مقابل باید کیفیت مناسبی را ارائه دهید. ارگونومی اما کمی پیچیده‌تر و شاید بتوان گفت ضروری‌تر است. همانطور که می‌دانید اصول ارگونومی درواقع برای فرد یا افرادی که بخشی از روز خود را در محیط‌های کاری می‌گذرانند، طراحی شده است. جزییات آناتومی هر فرد منحصر به فرد می‌باشد و برای داشتن یک صندلی که نیازهای فردی آنها را برآورده می کند به تنظیمات مختلفی نیاز خواهد بود. یک صندلی با تکیه گاه، ارتفاع و پشتی قابل تنظیم، عمق و مقاومت مناسب پیدا کنید. درنظر گرفتن این فاکتورها در انتخاب صندلی مناسب کمکتان می‌کند.
درواقع منظور از انتخاب میز برای یک دفتر اداری، چیزی ست به منزلۀ «فضایی برای کار کردن بر آن».
نیازی نیست هر کارمند میز شخصی خود را داشته باشد، اما هرکسی به فضایی نیاز دارد که برای او و کاری که انتظار می رود انجام دهد، ارگونومیک باشد.
به این موضوع فکر کنید که کسب و کار شما به چه نوع طراحی نیاز دارد. اینگونه درانتخاب میز خیلی آسان‌تر عمل خواهید کرد. برای مثال، اگر فضای کاری شما برپایۀ کار گروهی می‌باشد، بهتر است که یک میز سوشال انتخاب نمایید.
میز کار اشتراکی
مهم نیست که چه نوع دفتری را تجهیز می‌کنید، هر فضای کاری‌ای به طراحی حداقل یک فضا برای ملاقات و جلسات نیاز خواهد داشت. خواه فضایی باشد برای اشتراک ایده‌ها و جریان‌های فکری کارکنان یا فضایی به منظور ملاقات با مشتریان یا برگزاری جلسات رسمی، شما به طور مکرر از این فضا استفاده خواهید کرد.
تمام این‌ها را گفتیم که شما از اهمیت داشتن یک یا چند میز سوشال یا میز کار اشتراکی در دفتر اداریتان اگاه شوید.
در واقع این روزها برخی از دفاتر به طور کلی از انتخاب میزهای تک نفره و فردی بیش از پیش دوری می‌کنند. پس به خرید میزهای اشتراکی فکر کنید! طراحی این نوع میزها روحیه همکاری کارکنان را افزایش می‌دهد و درراستای افزایش بهره‌وری نیز تاثیرگذار خواهد بود، همچنین خرید این نوع میزها می‌تواند از لحاظ اقتصادی به صرفه‌تر باشد.
فضایی برای زندگی!
درست است که فراهم کردن فضاهایی برای استراحت های مکرر و کوتاه کارکنان تاثیر مستقیمی برروی بهره‌وری و بازدهی نخواهد داشت، اما مطمئناً روحیه آنان را تقویت خواهد کرد. هنگامی که کارکنان با روحیه‌ای شاد به انجام وظایفشان می‌پردازند، رضایت شغلی بالاتری دارند. اینگونه کارکنان تمایل بیشتری برای انجام کارهای خلاقانه خارج از شرح وظایفشان از خود نشان خواهند داد. اهمیت دادن به روحیه کارکنان در محیط کار نه تنها جنبه‌ای انسانی دارد بلکه منجر به ارائه بازده بیشتر از جانب آنان می‌شود، بنابراین با فراهم کردن مکانی به منظور استراحت، کارکنان خود را تشویق کنید. طراحی فضاهای استراحت با نیمکت، صندلی، میز قهوه‌خوری، قفسه کتاب و شاید حتی یک تلویزیون با بازی‌های ویدیویی فضایی گرم و صمیمی در محیط کار بوجود خواهد آورد. این فضای امن نه تنها می‌تواند به کاهش خستگی کارکنان کمک کند، بلکه می‌تواند روابط انسانی قوی‌تری ایجاد نماید.
فضایی برای زندگی!
درست است که فراهم کردن فضاهایی برای استراحت های مکرر و کوتاه کارکنان تاثیر مستقیمی برروی بهره‌وری و بازدهی نخواهد داشت، اما مطمئناً روحیه آنان را تقویت خواهد کرد. هنگامی که کارکنان با روحیه‌ای شاد به انجام وظایفشان می‌پردازند، رضایت شغلی بالاتری دارند. اینگونه کارکنان تمایل بیشتری برای انجام کارهای خلاقانه خارج از شرح وظایفشان از خود نشان خواهند داد. اهمیت دادن به روحیه کارکنان در محیط کار نه تنها جنبه‌ای انسانی دارد بلکه منجر به ارائه بازده بیشتر از جانب آنان می‌شود، بنابراین با فراهم کردن مکانی به منظور استراحت، کارکنان خود را تشویق کنید. طراحی فضاهای استراحت با نیمکت، صندلی، میز قهوه‌خوری، قفسه کتاب و شاید حتی یک تلویزیون با بازی‌های ویدیویی فضایی گرم و صمیمی در محیط کار بوجود خواهد آورد. این فضای امن نه تنها می‌تواند به کاهش خستگی کارکنان کمک کند، بلکه می‌تواند روابط انسانی قوی‌تری ایجاد نماید.
بسیاری از دفاتر اداری امروزی دیگر از ردیف‌های بی پایان کمدهای مخصوص پرونده‌ها استفاده نمی‌کنند و گزینه‌هایی که تکنولوژی بر جلوی پای انسان گذاشته است را بکار می‌گیرند. به عنوان مثال شما می‌توانید فایل‌های خود را در فضای مجازی (clouds) نگهداری نمایید. نگهداری اسناد و مدارک اداری موضوعی ست که هنگام خرید مبلمان و تجهیز دفتر اداری باید به آن فکر کنید. هر چه بتوانید اسباب بیشتری جهت ذخیره‌سازی خریداری کنید که قابلیت داشته باشند زیر میزها پنهان شوند و از دید دور باشند، بهتر است.
شما می‌توانید از سیستم‌های پیشرفته استفاده کنید. این موضوع بدان معناست که شما به راهی برای تبادل و تولید اسناد فیزیکی در دنیای دیجیتال نیاز خواهید داشت. یک دستگاه چاپگر، اسکنر و کپی همه کاره تهیه کنید (اکثر آنها قابلیت فکس هم دارند). با این دستگاه می‌توانید اسناد، فاکتورها، آگهی‌ها و هر پرونده فیزیکی‌ای را که ممکن است به آن نیاز پیداکنید، چاپ یا پرینت نمایید. همچنین می‌توانید بوسیلۀ اسکن کردن اسناد فیزیکی، نسخه‌های دیجیتالی از آنها ایجاد و بوسیلۀ کپی نسخه‌های فیزیکی، خیال خود را از گم شدن هرچیز مهمی راحت کنید.
شما می‌توانید از سیستم‌های پیشرفته استفاده کنید. این موضوع بدان معناست که شما به راهی برای تبادل و تولید اسناد فیزیکی در دنیای دیجیتال نیاز خواهید داشت. یک دستگاه چاپگر، اسکنر و کپی همه کاره تهیه کنید (اکثر آنها قابلیت فکس هم دارند). با این دستگاه می‌توانید اسناد، فاکتورها، آگهی‌ها و هر پرونده فیزیکی‌ای را که ممکن است به آن نیاز پیداکنید، چاپ یا پرینت نمایید. همچنین می‌توانید بوسیلۀ اسکن کردن اسناد فیزیکی، نسخه‌های دیجیتالی از آنها ایجاد و بوسیلۀ کپی نسخه‌های فیزیکی، خیال خود را از گم شدن هرچیز مهمی راحت کنید.
استفاده از یک تخته وایت برد به منظور یادداشت نکات مهم و برنامه‌ریزی‌هایی که همه کارمندان باید به آنها دسترسی داشته باشند، در هرنوع محیط کاری ضروری خواهد بود. حال اگر شما تا اکنون از تخته وایت بردهای قدیمی استفاده می‌کرده‌اید، باید بدانید که چقدر زود کثیف می‌شوند و خواندن مطالب آنها از راه دور تا چه اندازه دشوار است. اگر می‌توانستید یک تخته وایت بردی که بیشتر شبیه به یک آی‌پد غول‌پیکر است داشته باشید چه؟ این آی‌پد غول‌پیکر دقیقا همان تخته هوشمندی می‌باشد که در تجهیز دفتر اداری به آن نیاز خواهید داشت. با استفاده از فناوری صفحه لمسی، عملکرد تخته‌های هوشمند دقیقا مانند همان تخته وایت بردها است، اما بدون وجود ماژیک و تخته پاک‌کن و دیگر معایب یک تخته وایت برد.
بله، شما مجبور نخواهید بود که فضایی برای غذا خوردن کارکنان خود داشته باشید، اما نداشتن این فضا باعث می‌شود که کارکنان شما در هنگام ناهار دفتر کار را ترک کنند یا بدتر از آن، داشتن تایم استراحت برای ناهار از آنها دریغ شود.
داشتن فضایی مناسب به منظور غذا خوردن کارمندان در ایجاد روابط همکاری دوستانه و همچنین یک اتمسفر کاری آرام‌تر و پربازده‌تر ضروری است. برای مبلمان همچین فضایی به چیر خاصی نیاز نخواهید داشت، کارکنان صرفا قرار است یک ساعت از تایم کاری خود را در این فضا بگذرانند و غذا بخورند.
بله، شما مجبور نخواهید بود که فضایی برای غذا خوردن کارکنان خود داشته باشید، اما نداشتن این فضا باعث می‌شود که کارکنان شما در هنگام ناهار دفتر کار را ترک کنند یا بدتر از آن، داشتن تایم استراحت برای ناهار از آنها دریغ شود.
داشتن فضایی مناسب به منظور غذا خوردن کارمندان در ایجاد روابط همکاری دوستانه و همچنین یک اتمسفر کاری آرام‌تر و پربازده‌تر ضروری است. برای مبلمان همچین فضایی به چیر خاصی نیاز نخواهید داشت، کارکنان صرفا قرار است یک ساعت از تایم کاری خود را در این فضا بگذرانند و غذا بخورند.
نکات زیادی در رابطه با ایجاد یک فضای اداری عالی برای شما و همکارانتان وجود دارد. انتخاب چیدمان مناسب برای یک دفتر کار و مبلمان اداری مناسب، بخش مهمی از بازده و عملکرد دفتر شما را تحت تاثیر قرار خواهد داد. در تجهیز یک دفتر اداری باید بتوانید با توجه به نوع کسب و کار و طراحی‌ای که برای دفترتان درنظر گرفته‌اید، لوازم و مبلمانی کاربردی تهیه کنید که بیشترین بازده را برای شما به ارمغان آورند. برنامه‌ریزی صحیح و تهیه یک چک‌لیست از تجهیزاتی که باید تهیه کنید، می‌تواند در این زمینه بسیار کمک‌کننده واقع شود.
این مهم است که بتوانید نور کافی را برای کارکنانتان فراهم کنید. دفترهای اداری‌ای که بوسیله نور طبیعی روز روشناییشان تامین می‌شود معمولا بازدهی بیشتری خواهند داشت. قرار نیست کارکنانتان با مشکلاتی چون سردرد و فشار چشم و انحراف چشم ناشی از کار در نور نامناسب دسته و پنجه نرم کنند. نورپردازی ترکیبی مناسب که از نور طبیعی هم بهره می‌گیرد، در روحیه کارکنان نیز تاثیرگذار خواهد بود. درنتیجه درنظر داشته باشید که تجهیز یک دفتر اداری فقط انتخاب یک مبلمان مناسب نخواهد بود و طراحی نورپردازی نیز بسیار حائز اهمیت می‌باشد.
کسب و کارهای امروزی بدون استفاده از فناوری روز نخواهند توانست عملکرد مناسبی ارائه دهند. این موارد معمولاً به سرمایۀ بیشتری احتیاج خواهند داشت، اما شما تنها با خرید چند وسیلۀ همه‌جانبۀ ضروری می‌توانید کارهای زیادی را پیش ببرید. دسترسی مناسب همه کارکنان به تجهیزات (کامپیوتر، لپ تاپ، چاپگر، اسکنر و غیره) و در نظر گرفتن ملاحظات فنی و نگهداری هر یک از وسایل از نکات مهم در جانمایی آن ها در طراحی معماری است.
درنهایت باید گفت که تجهیز دفتر اداری به منزلۀ یک سرمایه‌گذاری بلند مدت برای شما عمل خواهد کرد. همچنین درنظر گرفتن راحتی کارکنان و توجه به روحیه آنها در تجهیز دفتر اداری باعث می‌شود بازده بهتری ازشان دریافت کنید.